在商務(wù)英語中有一項(xiàng)技能就是寫作，比如工作中寫郵件寫通知消息之類的，就是在BEC考試中，也會考察相應(yīng)的寫作能力。所以，如果你的能力不夠強(qiáng)可能就不能得高分了，今天我們就來說說商務(wù)英語寫作的基本格式結(jié)構(gòu)以及內(nèi)容吧。

　　第一步

　　你要做的就是，了解你的寫郵件對象。

　　我們經(jīng)常為了自己要寫的內(nèi)容感覺痛苦，我們編寫復(fù)雜的電子郵件，報(bào)告看起來也很一般，大部分時候我們的努力并沒有讓我們的內(nèi)容更容易閱讀。

　　了解一段文字的目的是為了給你一種方向感。 撰寫商業(yè)報(bào)告應(yīng)遵循特定的格式; 例如，公司內(nèi)部經(jīng)常往來的電子郵件可能簡短而不正式，但客戶電子郵件或PowerPoint演示文稿最好要遵循禮貌，內(nèi)容清晰和簡潔這樣的準(zhǔn)則。

　　你的收件人就是你的指南針; 你首先要換位思考，如果你是收件人，你想要知道的內(nèi)容是什么?這樣會大大縮小你寫作的范圍。

　　你在郵件和報(bào)告中使用的語言風(fēng)格和詞匯等都符合你收件人的實(shí)際情況和當(dāng)下的情景，這不僅僅是郵件內(nèi)容有效性的問題，還體現(xiàn)著你的溝通技巧。你能不能水岸的運(yùn)用你的溝通能力和不同的收件人溝通，讓對方理解并給予你有效的回復(fù)。完成溝通的目標(biāo)。

　　第二步

　　你應(yīng)該在內(nèi)容和風(fēng)格方面更加注意。

　　你的文章有沒有按照商務(wù)寫作基本特征和規(guī)則進(jìn)行組織?

　　簡單的語言

　　你寫郵件也好，寫報(bào)告也好寫計(jì)劃書也好，你的目的只有一個，就是把你的觀點(diǎn)輕松快速的傳達(dá)給你的觀眾。而要完成這一個目的，我認(rèn)為多使用主動語態(tài)，選擇常用的短單詞避免使用過多形容詞。

　　我們來看兩句話：

　　"We’d love to be of assistance"

　　“We’d love to assist you.”

　　你認(rèn)為在商務(wù)寫作中，哪一句話更合適?

　　答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。

　　簡潔!

　　Conciseness and Brevity是商務(wù)寫作中非常重要的一個原則，因?yàn)槟愕氖占撕陀^眾無法瀏覽多個報(bào)告頁面以獲取他們所尋求的信息。所以請尊重你收件人的時間，他們需要的是能夠輕松訪問重要信息。

　　什么叫做簡潔呢?

　　(1)緊緊圍繞著你的主題

　　(2)專注于事實(shí)

　　(3)你的寫作主旨要避免歧義，清楚的交代事情

　　(4)建議你選擇簡短的單詞

　　舉個例子：

　　will you be kind enough to 和 please

　　你會選擇哪個?

　　當(dāng)然是please!

　　anticipate 和except

　　endeavor 和 try

　　facilitate 和 help

　　在商務(wù)寫作中二選一你選哪個?

　　我們選用簡短有效的單詞組成句子，每個句子不要超過20個詞，如果情況允許越直觀的表述越好，可視化優(yōu)于數(shù)字

　　(5)避免不必要的修飾比如形容詞和副詞，還有那些which/that的從句

　　明確的區(qū)分開觀點(diǎn)和事實(shí)

　　這兩方面的內(nèi)容應(yīng)該在你的商業(yè)寫作中明確區(qū)分。

　　確保讀者能夠分辨什么時候你闡述的是事實(shí)，什么時候你闡述的是你個人的觀點(diǎn)。

　　強(qiáng)烈建議大家要注意這個原則，這樣在實(shí)際工作中你可以避免很多的誤解，保證你的寫作不會含糊不清。

　　你的每一次商務(wù)寫作交流都應(yīng)該是有明確的目的，你需要努力不要偏離這個目的。一次把一個問題講透，而不是什么都講。

　　如果您通過電子郵件向同事發(fā)送后續(xù)電子郵件，請不要在同一封電子郵件中包含超過三個不相關(guān)的請求，在實(shí)務(wù)中也是要特別注意。

　　如果你的收件人需要在冗雜的信息中來回摸索才知道你想表達(dá)什么?那你這個文章就認(rèn)真失敗了，你想一下，如果一個hr在給新員工培訓(xùn)的時候，說的不清不楚，之后的工作如何可能開展順暢?

　　第三步

　　通過選用格式讓你的表達(dá)更加高效

　　請你盡可能的通過使用標(biāo)題，項(xiàng)目符號，編號和其他格式化功能(粗體，斜體，不同的顏色)，來幫助閱讀者更佳輕松瀏覽和掃描文本。

　　但要切記，這些highlight不要太過分!太多分散注意力的視覺元素會將焦點(diǎn)從信息中轉(zhuǎn)移，注意力轉(zhuǎn)移對你來說沒有好處。

　　這個原則適用于所有的商務(wù)寫作，無論是電子郵件，報(bào)告還是powerpoint，遵循格式會讓你的寫作更加清晰高效。

　　如有可能，盡量用可視化的圖形或圖表來替換枯燥的文本。

　　第四步

　　你的商務(wù)文章發(fā)出去之前一定要認(rèn)真修改校對!

　　從第一稿到你最終的提案，中間一定會經(jīng)歷幾次修改和校對。一個好的商務(wù)寫作一定不會有語法和詞匯錯誤，還有標(biāo)點(diǎn)符號你也要注意!

　　你提交之前要確保多次閱讀保證你的文章的流暢性和可讀性，沒有令人尷尬的錯誤。你可以選擇通過在線拼寫檢查器來進(jìn)行糾正?？荚囈彩且粯?，確保語法和單詞的正確是基本要求。

　　如果一封商務(wù)信函錯誤連篇，寫信的人給人留下的印象會非常不好。

　　我們來看個小例子：

　　Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.

　　這個句子有沒有錯誤?

　　低級錯誤不要犯!

　　第五步

　　不要忘記你的態(tài)度和觀點(diǎn)

　　這是商業(yè)寫作中很少被強(qiáng)調(diào)的部分，我們建議大家寫作的時候多換位思考，可是了解你的讀者和他們想要的東西是不足夠的，你寫作的目的其實(shí)還是為了你自己的訴求得到傳達(dá)并得到良性的回應(yīng)。

　　通過換位思考，站在對方的角度想問題，你的文章很可能更容易得到積極的回應(yīng)，此時你把收件人當(dāng)作來你的焦點(diǎn)，當(dāng)對方是焦點(diǎn)的時候，你的提議更有節(jié)能得到對方積極的回應(yīng)，幫助，支持，參與和采取行動。

　　而基于你自己觀點(diǎn)出發(fā)的表述，用詞才會真正的推動著對方朝著你期望的方向前進(jìn)，讓你變得可信，營造出良好的氛圍。

　　好了下面我們回歸到bec考試

　　大家問的最多的問題就是關(guān)于寫作——格式

　　商務(wù)英語寫作基本格式

　　商務(wù)英語的寫作不同于其他類型的寫作。它的標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)格，寫作的風(fēng)格通常是預(yù)先確定的。商務(wù)寫作的目的來說，就是讓你的文章和郵件顯得很專業(yè)。

　　BEC中級寫作的小作文和大作文都是指定的，BEC高級寫作的大作文是在letter、report和proposal中三選一，因此需要注意一下在寫作答題卡上填涂題號。那么問題來了，有的同學(xué)會問哪個格式的內(nèi)容會更容易拿高分呢?我能不能只選擇其中的一種來練習(xí)呢?

　　如果你問我，我經(jīng)常會建議那些被格式困擾的同學(xué)選擇report，因?yàn)橄鄬碚f，report格式固定,結(jié)構(gòu)明朗,而且方便練習(xí)!

　　report一般我會建議大家寫一下標(biāo)題，比如Report on staff salary system，然后按照report的三段式(introduction、findings和conclusion)來完成寫作，非常簡單。當(dāng)然你還要結(jié)合話題的熟悉程度等來考量，不能一概而論。

　　而說到proposal，比起report來說你需要增加多一個recommendation，對一些比較難闡述自己觀點(diǎn)的考生來說這可能是個坑，因?yàn)槲铱催^一些學(xué)生寫的作文，有些你覺得在日常生活中合理的建議，在商務(wù)場合中提出是不太合適的，暴露了你的不專業(yè)。

　　要不要寫標(biāo)題

　　BEC寫作正文前，是否需要寫標(biāo)題，這個根據(jù)寫作的文體不同而決定。一般來說，letter是不需要寫標(biāo)題的，按照商務(wù)信件的格式寫就可以了，另外兩者寫一下。至于你是選擇齊頭式還是縮進(jìn)都可以，我的習(xí)慣是寫齊頭，也就是頂格寫就好，段落間空行。

　　商務(wù)寫作的結(jié)構(gòu)

　　說到內(nèi)容，商務(wù)寫作的內(nèi)容無非就是幾個方面。大家找一本寫作書就可以搞清楚，在微博評論中有同學(xué)提出了經(jīng)典的“三段式”總分總結(jié)構(gòu)。

　　這種結(jié)構(gòu)在商務(wù)寫作中也很常見，有很強(qiáng)的邏輯性，我們舉個例子。

　　你需要寫郵件投訴和抱怨!那么你會怎么組織你的’三段式“，你現(xiàn)在腦海中想一下。

　　你需要先搞清楚收件人的情況，和你自己的目的和訴求。

　　邏輯結(jié)構(gòu)來說就是：

　　-提出問題

　　-列舉事實(shí)證明，以方便對方可以快速確認(rèn)找出問題所在并給你提供幫助

　　-提出你的訴求，你希望對方怎么做?包括時間/付款方式等等細(xì)節(jié)

　　如果你是需要寫作進(jìn)行銷售，那么你的邏輯是什么?

　　-提出你的產(chǎn)品或者服務(wù)引起對方興趣

　　-描繪美好藍(lán)圖，把你的產(chǎn)品或服務(wù)給對方帶來的好處一一闡述。

　　-表明你非常希望能成交。比如你愿意為了對方購買便利提供一切幫助，比如隨時回復(fù)他，比如給他一些更詳細(xì)的資料甚至是優(yōu)惠等信息。

　　你需要積累什么內(nèi)容呢?

　　1，關(guān)于圖表描述的詞語，有效提取信息的能力無論是在工作中還是考試中都很重要。

　　你要認(rèn)得餅圖啊，線圖啊，柱狀圖啊，這些怎么說?比如一些上升啊下降的趨勢啊怎們描述，什么是參照物，要互相比較。比較你會不會說。這些你抽個時間百度一下【商務(wù)英語 圖表】關(guān)鍵字，會出來一大堆。

　　The chart reflects several trends.

　　According to the graph,……

　　2，連接詞

　　你需要準(zhǔn)備一堆，用作不同的邏輯關(guān)系，比如表總結(jié)，舉例子，強(qiáng)調(diào)，條件，因果關(guān)系……用好了連接詞你的整個文章絕對上一個檔次!!

　　That brings me to the end of my presentation. I've talked about…

　　再看一個

　　That brings us to the next step, which is …

　　3，好詞好句

　　這個貫穿你整個備考期間，做真題的時候，看口語大磚頭的時候，你的小本本記下的那些好詞好句寫作的時候還不用更待何時!!

　　有些詞我不建議大家用。

　　比如soon/a good return/heavy～～

　　這類詞有什么問題內(nèi)容?

　　籠統(tǒng)不具體!

　　soon是多久?

　　改為next monday，May 4, within 3days就好很多了，同樣的道理。

　　a good return是多好?6.2% interest rate會不會好很多?

　　heavy是多重?

　　有了邏輯結(jié)構(gòu)，內(nèi)容，格式，你的和好文章的距離就是動筆開寫啦!就得不斷地去練習(xí)去思考才能寫出優(yōu)質(zhì)的文章，如果不能勤于練習(xí)那么你的文章也不會有多大出彩。對于備考來說，最后一個月每周三篇寫作練習(xí)，到了考試那天你一定會有個大的飛躍。