很多人初入職場(chǎng)，都會(huì)碰到一個(gè)攔路虎。

那就是打電話。
特別是要和老外打電話，更是讓人頭疼。
?
因此，有人寧愿寫(xiě)常常的郵件，也不愿意打電話，因?yàn)榇螂娫捠羌磿r(shí)溝通方式，給人反應(yīng)的時(shí)間很少，而郵件溝通就相對(duì)比較簡(jiǎn)單。
?
但是，有時(shí)候，有些事情又必須通過(guò)打電話才能解決。那么，工作中，打/接電話有哪些禮節(jié)呢？對(duì)于電話術(shù)語(yǔ)，你能熟練掌握嗎？
如果你還有困惑，一起來(lái)和小編學(xué)習(xí)下，如何打電話才專(zhuān)業(yè)性滿(mǎn)分！
?
職場(chǎng)打電話，必須掌握的8條經(jīng)驗(yàn)
?
1. 打/接電話時(shí)，首先亮明身份
?
如果是在辦公室接電話，需要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，告知對(duì)方你的身份。一般大公司都有固定的術(shù)語(yǔ)，所以你只需要這一段說(shuō)辭就可以。
?
2. 鈴響后，盡早接電話
?
要知道沒(méi)人愿意漫長(zhǎng)的等待。所以鈴響之后，盡早接電話，這會(huì)讓對(duì)方顯得你們公司很有效率，而且讓打電話來(lái)的人感覺(jué)自己很重要。
?
這一點(diǎn)很重要，很多公司對(duì)員工的培訓(xùn)里面甚至有嚴(yán)格的規(guī)定，比如鈴響三聲就必須接電話，突顯專(zhuān)業(yè)性。
?
3. 打電話前腦子里打好腹稿
?
有經(jīng)驗(yàn)的人都會(huì)在打電話前腦子里過(guò)一下要說(shuō)的話，理清楚邏輯思維，預(yù)設(shè)對(duì)方可能的問(wèn)題，先打好腹稿，這樣打起電話會(huì)更加游刃有余。
?
特別是和外賓，或者領(lǐng)導(dǎo)打電話，這樣可以有效防止緊張，或者被對(duì)方的思路帶跑而忘詞。
?
4. 培養(yǎng)專(zhuān)注聽(tīng)對(duì)方講話的技巧
?
接聽(tīng)電話時(shí)，特別需要注意認(rèn)真聽(tīng)別人講話，聽(tīng)清楚他/她的需求和問(wèn)題。
?
即使有時(shí)候，你知道對(duì)方可能誤會(huì)你了，或者你已經(jīng)知道他/她接下來(lái)要說(shuō)什么了，千萬(wàn)記得要等人家說(shuō)完，不要隨便打斷別人。
Allow the person to get what's off his or her chest. Listening well builds rapport.
?
5. 準(zhǔn)備好筆和紙，做好對(duì)話記錄
?
手頭上隨時(shí)準(zhǔn)備一支筆。記下對(duì)方的姓名，打電話來(lái)的時(shí)間和理由。
?
It's best to write the information on a phone memo pad. This keeps the calls organized in one place and when it isn't for you, you can give a copy to the intended recipient.
最好是把信息寫(xiě)在電話備忘錄上。所有信息都整理得有條理，即使不是打給你的，你可以把信息轉(zhuǎn)達(dá)給別人。
?
6. 電話達(dá)人的忠告：語(yǔ)氣要穩(wěn)定、鎮(zhèn)定
?
打電話語(yǔ)氣非常重要。
?
即便對(duì)方在電話那頭抱怨，或大吵大鬧，你如果語(yǔ)氣平和，能更好地讓對(duì)方平靜下來(lái)。
A calm demeanor (versus agitated or excited) can go far in settling a person down.
?
7. 站在對(duì)方角度思考，學(xué)會(huì)報(bào)以同情心
?
很多時(shí)候，對(duì)方打電話過(guò)來(lái)會(huì)怒氣沖沖，或者是向你抱怨一番。
?
如果你能夠站在對(duì)方的角度上思考問(wèn)題，讓對(duì)方知道你很理解TA的生氣、憤怒，用一種同理心和對(duì)方交流，能非常有效能讓對(duì)方冷靜下來(lái)。
?
比如，一件事情，你以站在他的角度上給他分析問(wèn)題，即使你沒(méi)有真心給解決問(wèn)題，別人也會(huì)覺(jué)得你是在為他著想，讓對(duì)方覺(jué)得，你是理解他的。
?
英文里，有專(zhuān)門(mén)的一個(gè)術(shù)語(yǔ)“verbal nodding” (口頭應(yīng)答）就是說(shuō)明這種策略的。
?
8. 不要過(guò)于私人化
?
很多人在踐行上一條的時(shí)候，會(huì)掌握不好尺寸，接聽(tīng)電話代入過(guò)多的私人感情，但職場(chǎng)上，任何時(shí)候，都要注意把控好情感。
?
講電話，自然也不例外。有時(shí)候，盡管你和對(duì)方已經(jīng)達(dá)成了心理上的共鳴，但專(zhuān)業(yè)性不能丟。
?
比如，對(duì)方因?yàn)槟銈児镜漠a(chǎn)品問(wèn)題打電話向你投訴，你不能和他一起吐苦水，表達(dá)對(duì)公司不滿(mǎn)。
?
不管怎樣，你要學(xué)習(xí)把對(duì)話引回到相應(yīng)主題上，以專(zhuān)業(yè)的語(yǔ)氣說(shuō)明你將如何解決問(wèn)題，不要太過(guò)于關(guān)注私人性的評(píng)價(jià)。
Gently guide the conversation back to the issue and how you intend to resolve it, and try to ignore personal comments.
?
以上是一些方向性原則。
在實(shí)戰(zhàn)中，職場(chǎng)打電話有一些固定的說(shuō)辭，一起來(lái)看看，各種情況下，電話應(yīng)該怎么打？
接電話第一句怎么說(shuō)？
?
1. Hello/Good morning/Good afternoon. [Company name], [your name] speaking, how may I help you?
比如：Hello/Good morning/Good afternoon. Quick Translations, Alice speaking, how may I help you?
?
2. [Company name], [your name] speaking.
比如：Quick Translations, Alice speaking.
?
打電話如何自報(bào)家門(mén)？
?
1. Hello, this is [your name] from [company name].
比如：Hello, this is Neil Jenkins from ABC Travels.
?
2. Hi, it's [your name] from [company name].
比如：Hi, it's Neil Jenkins from ABC Travels.
?
如何打電話找人？
?
1. May I speak to [person's name]?
比如：May I (please) speak to Mr. Smith?
?
2. I'd like to speak to [person's name], please.
比如：I'd like to speak to Mr. Smith, please. 如果你很確定你要找誰(shuí)，可以用這樣的句型。
?
如何闡明打電話原因？
一般打電話時(shí)候，開(kāi)頭的時(shí)候，你需要稍微闡釋下，為什么你要打這通電話，這樣雙方能知判斷下面該如何處理，是直接對(duì)話，還是需要轉(zhuǎn)達(dá)等。

那么，闡釋打電話原因有哪些常用句式呢？
?
1. I'm calling to ask? about/discuss/clarify…
例如：I'm calling to ask about your current printing promotion.
我打電話來(lái)，是想談?wù)勎覀冏罱拇蛴C(jī)促銷(xiāo)。
?
2. I just wanted to ask…
例如：I just wanted to ask if you need any more details about our plan?
我想打電話過(guò)來(lái)問(wèn)下，你是否需要知道我們下個(gè)計(jì)劃的具體細(xì)節(jié)？
?
3. Could you tell me…?
例如：Could you tell me the address of Friday's networking event?
你能告訴我周五的酒會(huì)的地址嗎？
?
打電話開(kāi)始時(shí)候少不了寒暄一下。英文里，管這個(gè)叫做small talk，那么寒暄話如何說(shuō)呢？
?
常用寒暄語(yǔ)：
1. Hi, [first name], how are you?
?
如果你記不起來(lái)具體要說(shuō)什么了，或者難以開(kāi)口直接請(qǐng)別人幫忙，可以用這樣比較general的句型作為開(kāi)頭，做為ice breaker.
?
2. How are you getting on with…?
?
如果你能記住具體細(xì)節(jié)，想要以此拉近和對(duì)方關(guān)系，可以用這句，比如，如果你記得對(duì)方公司剛剛搬進(jìn)一幢新的大樓，你可以這么說(shuō)：
How are you getting on with preparations to change office buildings next month?
下個(gè)月你要搬去新大樓了，準(zhǔn)備得怎樣了？
如果你發(fā)現(xiàn)對(duì)方不是找你的，你只能幫忙留個(gè)口信，那么可以怎么說(shuō)呢？
How to take messages?
?
1. I'm sorry, she/he's not here today. Can I take a message?
?
2. I'm afraid he/she's not available at the moment. Can I take a message?
?
3. I'm afraid she's in a meeting until 4 p.m.? Can I take a message?
?
4. Could I ask who's calling, please?
?
5. I'll give him/her your message as soon as he/she gets back.
如果你打了個(gè)電話過(guò)去，發(fā)現(xiàn)要找的人不在，如何拜托接電話的人轉(zhuǎn)達(dá)呢？
How to leave messages?
?
1. Could you please take a message? Please tell her/him that…
例如：Could you please take a message? Please tell her that Cindy from accounting called about Mr. Shapiro's expense reports.
你能記一下嗎？告訴她會(huì)計(jì)部的Cindy打電話來(lái)問(wèn)Shapiro的費(fèi)用報(bào)告事情。
?
2. I'd like to leave her/him a message. Please let her/him know that…
例如：I'd like to leave him a message. Please let him know that tomorrow's lunch meeting is cancelled.
我想要留信告訴他，明天的午餐會(huì)取消了。
?
?
Asking when somebody will be available（詢(xún)問(wèn)別人什么時(shí)間有空？）
?
1. When is a good time to call?
什么時(shí)候打過(guò)來(lái)比較方便呢？
?
2. When is she/he going to be back?
他/她什么時(shí)候會(huì)回來(lái)？
?
Asking for information（如何詢(xún)問(wèn)更多信息？）
?
1. Could I ask what company you're with?
我能問(wèn)下，你在哪家公司工作呢？
?
2. Could you give me your mobile number, please?
你能告訴我你的手機(jī)號(hào)碼嗎？
?
?
Asking the other person to repeat information（如何請(qǐng)求別人重復(fù)一遍？）
有時(shí)候，講電話難免聽(tīng)不清楚對(duì)方的話，怎么要求對(duì)方重復(fù)呢？
?
1. Could you spell that for me, please?
你能拼寫(xiě)下嗎？
?
2. How do you spell that, please?
請(qǐng)問(wèn)下，那個(gè)怎么拼寫(xiě)？
?
3. Let me see if I got that right.
我想確認(rèn)下，我的理解是否有誤。
Let me see if I got that right. Your name is Jim Green, G-R-E-E-N, and your phone number is 555-222-1111, correct?
?
4. Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.
您能說(shuō)得大聲點(diǎn)嗎？我聽(tīng)不太清楚。
?
5. I'm sorry, I didn't catch your first name.
不好意思，我沒(méi)能記下你的名字。
?
?
有時(shí)候，你確實(shí)沒(méi)法回答別人相關(guān)問(wèn)題，那么如何說(shuō)你幫不了別人呢？
?
1. I'm afraid I can't give you that information.
對(duì)不起，我不能告訴你相關(guān)信息。
?
2. Sorry, but I'm not allowed to give details about that.
對(duì)不起，我無(wú)法告訴你細(xì)節(jié)。
?
?
電話如何結(jié)束？
?
1. Thank you very much for your help.
謝謝你的幫忙。
?
2. Thanks for calling.
謝謝你來(lái)電。
?
3. Thank you for your time.
謝謝你抽出寶貴時(shí)間。
?
（本文首發(fā)于滬江商務(wù)英語(yǔ)公眾號(hào)，掃碼關(guān)注，即可獲取更多商務(wù)英語(yǔ)資訊。轉(zhuǎn)載請(qǐng)“滬江商務(wù)英語(yǔ)”后臺(tái)聯(lián)系?。?/div>