上面兩期分別為：第一期 第二期（點(diǎn)擊前往~）

看看下面兩則短郵件。哪一封更為合適，或讀來(lái)更另人舒暢？

?A?
Re: Problem Solved
Hey John-We spoke this morning, and note your problem is solved. Should you require any further assistance kindly revert.
Mary Tan

?B?
Re: Problem Solved
Hi John
Thanks for your call today.
I’m so pleased that we’ve been able to find a solution to this. Good luck with future progress on this project.
I’ll be here when you decide how we can help you again.
Mary

看完之后，我們大致可以推測(cè)出寫信的目的，即祝賀對(duì)方解決了問(wèn)題，并表示愿意繼續(xù)提供幫助。

1. 從文本格式來(lái)說(shuō)，第一封較為隨意，不無(wú)不妥。第二封比較適中。
2. 從表達(dá)方式來(lái)看
（1）第一封雖然格式隨意，語(yǔ)氣卻又些生硬。比如：kindly revert（請(qǐng)回復(fù)），should you（倒裝句，if you should require any further assistance），這些都稍顯正式。并且，直接進(jìn)入話題后，用note your problem is solved感覺語(yǔ)氣較冷，不利于關(guān)系的建立。
（2）第二封更為流暢，并且態(tài)度誠(chéng)懇、有禮貌。這些可以從I’m pleased that，we’ve been able to（這里的we用得很妙），good luck等等看出。

?

到這期為止，我們已經(jīng)看了3篇不同篇幅的郵件，

現(xiàn)在借鑒Shirley提出的“用好電子郵件的幾條建議”來(lái)稍微總結(jié)一下~

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1. 關(guān)閉大寫鍵
雖然有些時(shí)候我們用大寫字母是為了提醒某個(gè)信息，比如時(shí)間地點(diǎn)。也確實(shí)有使用大寫字母的情況，比如縮寫或者某個(gè)重要的信息。但是一般來(lái)說(shuō)，大寫字母會(huì)讓讀者覺得對(duì)方在向自己吼叫或者威脅。
同時(shí)也應(yīng)注意句首字母大寫，避免濫用感嘆號(hào)。
2. 不要將所有內(nèi)容寫進(jìn)一個(gè)長(zhǎng)段落中
借鑒前面有關(guān)“四步”的分段方法，每段只包含一個(gè)中心。格式清晰（段首不空格，每段之間空一行最佳），要點(diǎn)明確。
3. 避免使用小寫字母表示縮略語(yǔ)或縮略詞，比如：usa或者thank u
盡量避免使用FYI（For your information）之類的縮略詞，收信人或許不清楚或混淆該縮略語(yǔ)的意義。
4. 仔細(xì)斟酌郵件標(biāo)題
郵件標(biāo)題可以參考在本系列（1）中描述的SMART原則：Specific具體、Meaningful有意義、Appropriate恰當(dāng)、Relevant相關(guān)、Thoughtful體貼周到。
避免使用比較模糊的詞匯，讓自己的郵件淹沒在了各種spam mail之中。
5. 恰當(dāng)使用問(wèn)候語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)
在正式和非正式之間的文體中，可以替換掉Dear Pat，使用Hi Pat；用Best wishes或Cheers替換Yours sincerely。用一些更符合場(chǎng)合的結(jié)束語(yǔ)：Over to you（交給你了）、To your success（祝你成功）、Cheery greetings（開心的祝福）、Your friend（你的朋友）、Take care（保重）、Until next time（下次再聊）、Take it easy（慢慢來(lái)）、Smiles（微笑祝福）。當(dāng)然在考試中，以免出錯(cuò)可以使用自己最為熟悉最有把握的方式。
6. 除上面幾條關(guān)于書面方面的建議，還有一些關(guān)于良好郵箱習(xí)慣的建議：及時(shí)回復(fù)、只抄送給需要了解郵件內(nèi)容的人、檢查郵件內(nèi)容、定期清理、不必驚慌（隨時(shí)可以打電話！）

以上為本期內(nèi)容，總結(jié)了下之前的練習(xí)。接下來(lái)，我們將會(huì)繼續(xù)深入了解具體信函的書寫方式，比如詢問(wèn)函、報(bào)價(jià)函、報(bào)告、建議書、常用的句型和詞匯等等。
對(duì)于相關(guān)內(nèi)容有疑問(wèn)或意見的請(qǐng)留言哦~
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